Hoe richt ik mijn administratie goed in?

Voor elke zelfstandige ondernemer is het belangrijk om een goede administratie op te zetten. In deze blog geven wij voor alle ZZP’ers en klein MKB daarom antwoord op de vraag; Hoe richt ik mijn administratie goed in? Door het hanteren van een goede administratie, wat overigens wettelijk verplicht is, kun je beter inspelen op toekomstige ontwikkelingen en ben je altijd voorbereidt op die vervelende belastingcontrole.

Wettelijke bewaarplicht

Elke ondernemer is verplicht aan de wet om zijn/haar administratie voor zeven jaar te bewaren. Dit noemt men ook wel fiscale bewaarplicht. Hieronder vallen de volgende basisgegevens:

  • Bankafschrift
  • Facturen van leveranciers en andere betaalbonnetjes etc.
  • Verstuurde facturen (verkoopfacturen)
  • Grootboek
  • Debiteuren-  en crediteurenadministratie
  • Voorraadopname
  • Loonadministratie
  • Aangiftes en overige belastingzaken

Waar bovenstaande gegevens minimaal zeven jaar bewaard moeten blijven, gelden voor gegevens van onroerende zaken andere regels. Deze kennen een bewaarplicht van tien jaar. Al deze bewaarde gegevens kun je vervolgens inleveren bij je administratiekantoor of accountant waarna zij een jaarrekening voor je zullen opstellen.

De belastingcontrole is iets waar elke ondernemer vroeg of laat mee te maken krijgt, dus ook jij. Wees hierop voorbereid. Het goed bijhouden van je administratie zal deze controle soepel laten verlopen doordat je nu voorbereidt bent om al je gegevens in een keer te overleggen aan de belastingdienst.

Opzet van je administratie

Veel zelfstandige ondernemers kiezen ervoor om het inboeken van facturen en het doen van de BTW-aangifte uit te besteden aan een administratiekantoor. Een prima keuze. Bij administratiekantoren zijn mensen gespecialiseerd en kunnen zij je prima inzicht geven in de gang van zaken van je onderneming.

Voor een goede opzet van je administratie moet je ervoor zorgen dat zakelijk en privé gescheiden worden gehouden. Gebruik daarom te allen tijde een zakelijk bankrekeningnummer. Voor elke vorm van verkoop of het leveren van diensten ben je verplicht om een factuur te maken. Dit zal je als ondernemer zelf moeten doen. Daarom is het gebruik van een eenvoudig online factureringsprogramma zeer aan te raden. Het betalen van inkomende facturen aan bijvoorbeeld leveranciers moet je zelf betalen en bijhouden. Hierdoor houd je goed zicht op de dagelijkse gang van zaken.

Wat doe ik met alle papieren?

Veel ondernemers hebben mappen vol met papieren om te kunnen voldoen aan de bewaarplicht. Tegenwoordig kunnen zaken ook (online) bewaard worden op je laptop of desktop. Denk hierbij aan digitale bankafschriften, maar ook aan je offertes en verkoopfacturen. Het gebruik van Profifact, een eenvoudig factureringsprogramma, is daarbij erg aan te raden. Deze online software maakt elke dag een back-up van je gegevens en draagt zorg voor de wettelijke bewaarplicht die je als ondernemer hebt. Al je gegevens worden op meerdere locaties veilig voor je bewaart en dat voor minimaal zeven jaar. Dit scheelt je weer veel tijd en dus geld.

Wil je toch liever alles in mappen of ordners bewaren? Dan raden wij je aan om de onderstaande volgorde aan te houden:

Ordner/map 1

  • Tabblad 1 = bankafschriften
  • Tabblad 2 = papieren omzetbelasting
  • Tabblad 3 = overige belastingpapieren

Ordner/map 2

  • Tabblad 1 = inkoopfacturen die je nog moet betalen
  • Tabblad 2 = inkoopfacturen die je al betaald hebt
  • Tabblad 3* = verkoopfacturen
  • Tabblad 4* = verkoopfacturen die al betaald zijn door je klanten

*Mocht je gebruik maken van Profifact dan heb je online in één oogopslag een goed overzicht van de status van je facturen. Wil je ze toch graag een printversie van je facturen dan is dat geen probleem. Met een paar drukken op de knop kun je alle facturen in één keer downloaden en afdrukken.

Ordner/map 3

Mocht je nog veel met contant geld betalen of ontvangen, dan is het aan te raden om een kasboek bij te houden.

Contracten en personeelsadministratie

Heb je contracten of andere overeenkomsten afgesloten met bijvoorbeeld leveranciers? Dan is het aan te bevelen om dit allemaal in een aparte ordner of map te bewaren. Je maakt het zo voor je zelf makkelijker om de informatie terug te vinden. Stop het daarom niet tussen een map met daarin al je ingekomen facturen.

Heb je personeel in dienst? Dan is een extra ordner met daarin basisgegevens over je werknemers een absolute must. Bij basisgegevens over je werknemers moet je denken aan de volgende zaken:

  • Sollicitatieformulier
  • Arbeidsovereenkomst
  • Verklaring voor loonbelasting
  • Kopie aanmelding bedrijfsvereniging
  • Kopie aanmelding ziekenfonds
  • Kopie paspoort of identiteitsbewijs
  • Indien nodig, verblijfsvergunning
  • Kopie aanmelding Arbo-dienst
  • Overeengekomen extra afspraken en verslagen van beoordelings- en functioneringsgesprekken.

Heel veel succes met je eigen onderneming en het zorgdragen van een goede administratie!

Deel dit artikel met je vrienden:

Facebooktwittergoogle_pluslinkedinmail

Geen reacties

Laat een reactie achter: