Ondernemers versturen vaak offertes voordat er een (opdracht)bevestiging komt en er een definitieve factuur wordt verstuurd. Nu kun je denken, ‘hoe zet ik een offerte om naar een definitieve factuur?’. In Profifact is dat erg gemakkelijk. In deze blog laten wij zien hoeveel tijd je met een paar simpele handelingen kunt besparen.
Je kent het wel; je krijgt een leuke opdracht binnen, je gaat enthousiast beginnen met het maken van een offerte en uiteindelijk ben je blij wanneer de opdrachtbevestiging binnen komt. Maar wat zijn dan je vervolgstappen? In Profifact is het met een paar klikken op je muis mogelijk om een offerte te accepteren en deze om te zetten naar een definitieve factuur. Dit alles zonder dat je maar één woord hoeft te typen.
Offerte markeren als geaccepteerd
Allereerst laten wij zien hoe je een offerte kan markeren als geaccepteerd. In onderstaand screenshot zie je een voorbeeld van een lopende offerte vanuit Profifact. Nadat je deze eerder hebt aangemaakt en verstuurd, in je eigen ontwikkelde offertesjabloon, geeft de klant aan dat hij akkoord is gegaan met je voorstel. Je opent de offerte, zoals hier met offerte 20150016 het geval is, en klikt rechtsboven op ‘Offerte’. Vervolgens kies je de optie ‘Markeren als geaccepteerd’.
Je kunt met Profifact uitgegeven offertes markeren als geaccepteerd of afgewezen
Het dashboard geeft aan dat de status van de offerte is gewijzigd. Wanneer je nu in het hoofdmenu onder de geaccepteerde offertes kijkt, krijg je een mooi overzicht met alle geaccepteerde offertes. Je vervolgstap is nu om een factuur te maken. Dit doe jij uiteraard na het leveren van de producten en/of diensten.
Eenvoudig je offerte omzetten naar een factuur
Van offerte naar definitieve factuur
Met Profifact kun je alle tijd en moeite besparen en hoef je niet meer een compleet nieuwe factuur op te stellen. Profifact doet sowieso alle berekeningen automatisch en na het toevoegen van de opties om offertes te maken, begin februari 2015, hebben wij tevens een optie gekoppeld waarmee je direct een geaccepteerde offerte kunt omzetten naar een factuur. Dit gaat als volgt te werk:
Je klikt achter de desbetreffende geaccepteerde offerte op de blauwe ‘Acties’ knop en je kiest voor de optie ‘Factuur maken’.
Een duidelijk overzicht van al je geaccepteerde offertes
Vervolgens kom je in het scherm van een nieuwe factuur en zie je dat alle regels meteen al overgenomen zijn vanuit de offerte. Hiermee is je aardig wat werk bespaart gebleven. Daarnaast wordt er gerefereerd aan de eerder verstuurde offerte waardoor het voor de klant ook erg duidelijk is. Nadat je eventueel nog wat opmerkingen hebt toegevoegd klik je op ‘Conceptfactuur’ en kies je voor de optie ‘Definitief maken’. Je stelt de datum van de factuur in en de factuur is nu terug te vinden in het hoofdmenu onder de openstaande facturen. Vanuit hier kun je de factuur versturen via mail of afdrukken op je eigen gemaakte factuursjabloon en opsturen naar de klant.
Bij het definitief maken van een factuur worden alle gegevens automatisch overgenomen vanuit je offerte!
Met deze simpele handelingen heb je van een geaccepteerde offerte een definitieve factuur gemaakt en verstuurd. Hierbij heb je alleen maar je muis nodig gehad en heb je totaal geen berekeningen of typ werk hoeven doen. Ervaar het zelf door je gratis aan te melden voor een vrijblijvende proefperiode.
Heb jij naar aanleiding van deze blog nog vragen? Neem dan contact op met onze gratis helpdesk (088-2272727 of support@profifact.nl). Wil je nog meer hulpdocumentatie lezen? Bekijk dan onze vorige blogs in de categorie hulpdocumentatie of bezoek onze hulp pagina.
Deel dit artikel met je vrienden:
