Na het verrichten van werkzaamheden (diensten) of het leveren van producten ben je verplicht om een factuur te versturen. De facturen of rekeningen die je verstuurt moeten voldoen aan een aantal voorwaarden. Als jouw facturen niet aan de wettelijke verplichte eisen voldoen, is het mogelijk dat de afnemer geen recht heeft op aftrek van btw. Daarom geven wij in deze blog antwoord op de vraag: Met welke factuurvereisten moet ik rekening houden?
Verplichte onderdelen van de factuur
Op alle facturen die je uitreikt, moet je in elk geval de onderstaande, door de wet bepaalde, basisgegevens duidelijk vermelden. Alle bescheiden die aan deze eisen voldoen, kunnen als factuur worden beschouwd, ongeacht onder welke benaming of met welke bestemming je deze uitreikt (zoals rekeningen, nota’s, kwitanties, bonnen of declaraties).
Aan welke eisen moet mijn factuur voldoen?
Op de facturen en rekeningen moet je in ieder geval de volgende onderdelen vermelden:
- Jouw btw-nummer
Het btw-identificatienummer van de ondernemer die de levering of de dienst heeft verricht. Dit is het nummer waaronder jij bij de Belastingdienst als ondernemer staat geregistreerd. Een btw-identificatienummer heeft altijd 14 posities en begint in Nederland met NL, bijvoorbeeld NL001234567.B.01. - Een opeenvolgend factuurnummer
Je mag zelf kiezen of je op 1 januari begint met factuurnummer 1 of met een hoog getal zoals 2000. In elk geval moet elke opeenvolgende factuur een hoger nummer krijgen. Na 1 komt dus 2 en na 2000 komt factuurnummer 2001. - De datum van uitreiking van de factuur
De datum waarop de levering of de dienst wordt verricht of is voltooid of de datum (voor zover vastgesteld kan worden) van vooruitbetaling indien deze datum verschilt van de uitreikingsdatum van de factuur. - NAW-gegevens van de uitvoerder
Naam en adres van de ondernemer die de levering of de dienst verricht. - NAW-gegevens afnemer
Naam en adres van de afnemer aan wie de levering wordt verricht of de dienst wordt verleend. - Omschrijving goederen of dienst
Een duidelijke omschrijving van de geleverde goederen of de verleende dienst en de datum van de levering of de dienst. - Omvang werkzaamheden
De hoeveelheid (of omvang) en aard van de geleverde goederen of de verleende dienst. - De vergoeding
Per btw-tarief of per vrijstelling: de eenheidsprijs exclusief btw, eventuele kortingen als die niet in de eenheidsprijs zijn opgenomen, het toegepaste btw-tarief, de vergoeding.
Bij vooruitbetaling: de datum van betaling, als die afwijkt van de factuurdatum, het btw-bedrag. - Het btw-bedrag uitgedrukt in euro’s.
Het btw-bedrag over het geleverde product of dienst dient op de factuur te zijn vermeld.
In een aantal situaties gelden andere regels. De website van de Belastingdienst schenkt hier veel aandacht aan. Bekijk hier de aangepaste regels voor facturen.
Aanvullingen bij bijzondere btw toepassingen
BTW nummer afnemer
In een aantal gevallen moet, naast het btw-nummer van de leverancier, ook het btw-nummer van de afnemer op de factuur worden vermeld. Hiervan is sprake in de volgende gevallen:
- Bij diensten voor ondernemers in een andere EU-lidstaat
- Bij intracommunautaire leveringen
- Als een verleggingsregeling van toepassing is. De verschuldigde btw wordt dan geheven van de afnemer in plaats van de leverancier.
Bijzondere btw-regelingen
Als er een bijzondere btw-regeling van toepassing is, dient dit uit de factuur te blijken. Hiervan is sprake in de volgende gevallen:
- Toepassing van de margeregeling bij handel in gebruikte goederen
- Toepassing van een verleggingsregeling (vermeld dan btw verlegd op de factuur
- Toepassing van een vrijstelling van btw
- Intracommunautaire levering
Wettelijke bewaarplicht
Een vereiste welke je als ondernemer altijd hebt is de wettelijke bewaarplicht van minimaal zeven jaar. Dit geldt voor zowel al je inkoop- als verkoopfacturen.
Voorbeeldfactuur inclusief alle factuurvereisten
Onderstaand laten we je een voorbeeldfactuur. Deze is gemaakt in Profifact en voldoet automatisch aan de eisen van de Belastingdienst.
Met Profifact maak je eenvoudig facturen welke automatisch voldoen aan de eisen van de BD.
Deel dit artikel met je vrienden:
