Als (startende) ondernemer hoop je natuurlijk op uitdagende opdrachten van andere ondernemers of particulieren. Tijdens een aanvraag van een opdracht is het zaak om zo snel mogelijk met een professionele offerte te komen. Een offerte is namelijk veel meer dan slechts een papiertje met een prijsindicatie van de te leveren diensten en/of producten. Het is jouw overtuigingsmiddel om die leuke opdrachten binnen te halen. In deze blog schenken wij aandacht aan wat er allemaal in een offerte moet staan en laten wij een voorbeeldbrief van een offerte zien. Dit doen wij aan de hand van de volgende vijf tips:
1. Vermeld de juiste gegevens
Enkele ‘must haves’ voor een offerte zijn de volgende:
- NAW-gegevens van je eigen bedrijf en van de potentiële klant
- Datum van de offerte
- Offertenummer
- Omschrijving van de te leveren diensten/producten
- Prijs
- Geldigheidsduur van een offerte
Daarnaast zou je er nog voor kunnen kiezen om ruimte vrij te laten voor een referentie of opmerking welke nog toegevoegd dient te worden.
2. Maak gebruik van je eigen lay-out
Een simpele, witte A4-pagina met de hierboven beschreven gegevens zullen je zeer waarschijnlijk heel weinig klanten opleveren. Om professioneel over te komen is een verzorgd offertesjabloon in de vorm van je huisstijl iets wat absoluut niet mag ontbreken. Hiermee zet je al een grote stap naar het wekken van vertrouwen. Met Profifact kun je heel eenvoudig je eigen sjabloon maken door gebruik te maken van onze gratis editor. Denk hierbij aan het toevoegen van logo’s, kleuren, extra tekstvakken of afbeeldingen. Alles is mogelijk. Het grote voordeel is dat je slechts eenmaal een sjabloon maakt en deze vervolgens met één klik kunt koppelen aan je te versturen offertes.
3. Voeg persoonlijke inleidende en afsluitende teksten toe
Het persoonlijk maken van een offerte en inspelen op de wensen van je klant is een krachtig wapen. Probeer altijd zakelijk te schrijven en de zekerheid uit te stralen dat je de offerte gaat binnenhalen. Refereren aan eerder overeengekomen afspraken, na bijvoorbeeld een telefonisch gesprek, doen het ook altijd goed. Vergeet in je afsluiting niet mee te nemen dat vragen of opmerkingen zeer welkom zijn.
4. Reageer snel en wees zo concreet mogelijk
Zeker in het bedrijfsleven geldt de term ‘tijd is geld’. Particulieren of bedrijven vragen vaak bij meerdere bedrijven offertes op waardoor het ook een onderlinge concurrentiestrijd wordt. Lever daarom je offerte zo snel mogelijk in nadat de aanvraag is ingediend.
Een tweede punt is concreet zijn. Het moet voor de klant helder zijn wat hij/zij kan verwachten en wat de vervolgstappen zijn. Stel heldere omschrijvingen op van de te leveren diensten en maak een schatting van de arbeidsuren. Vermeld tevens of je bedrag inclusief of exclusief BTW is. Ten slotte kun je aangeven of je de offerte getekend terug wilt hebben via de post of dat een e-mail met digitale handtekening ook voldoende is.
5. Voeg bijlagen toe waar nodig
Altijd handig om toe te voegen aan een offerte zijn de algemene voorwaarden. Zo is de klant direct op de hoogte van onder andere aansprakelijkheids- en betalingszaken. Is het een opdracht voor de lange termijn? Dan zou je kunnen overwegen om een schema mee te sturen met hierin een schatting van de te verwachten tijd om je opdracht te realiseren.
Ben je klaar met je offerte? Neem hem dan zelf nog een keer goed door en laat hem vervolgens lezen door iemand anders. Twee paar ogen zien altijd wat meer dan één. Zeker als je zelf de offerte opgesteld hebt. Dit is erg aan te raden, want zodra je potentiële klant je offerte accepteert en tekent, is er een juridische overeenkomst afgesloten waar je je aan moet houden.
Voorbeeldbrief van een offerte
Ben je na onze tips nieuwsgierig geworden naar een voorbeeldbrief? Bekijk dan onderstaand voorbeeld. Deze offerte is ontwikkeld met Profifact. Wil je meer informatie over Profifact of wil je zelf razendsnel professionele offertes maken en versturen? Ga dan snel naar onze offerte pagina!
Een professionele voorbeeldbrief van een offerte opgemaakt in je eigen huisstijl.
Deel dit artikel met je vrienden:
