Nu Profifact beschikt over een sterk verbeterd aanmaningstraject wordt het de hoogste tijd om zeven tips te geven voor het maken van een sterke aanmaning. Als ondernemer zal jij ongetwijfeld ook te maken krijgen met niet (tijdig) betalende klanten. Het hanteren van een goed aanmaningsbeleid kan je daarbij helpen. Maar hoe maak je nou een sterke herinnering, aanmaning of ingebrekestelling?
De volgende zeven tips helpen je bij het opstellen van je aanmaning:
1. Zorg voor een goede structuur
De structuur van een aanmaning is in te delen in drie onderdelen: het begin, het midden en het einde. In het begin zorg je ervoor dat de reden van de aanmaning op een duidelijke manier wordt uitgelegd. Het middengedeelte van de aanmaning bevat allerlei informatie over de openstaande factuur of facturen. Denk hierbij aan de oorspronkelijke factuurdatum, het openstaande bedrag en het aantal herinneringen. In het laatste gedeelte probeer je je klant over te zetten tot actie. Hoe je dat kunt doen lees je in de onderstaande punten.
2. Spreek de klant altijd persoonlijk aan
Vermijd te allen tijde het schrijven van een standaardbrief. Het is daarom belangrijk om de klant altijd persoonlijk aan te spreken. Naast de naam van de klant of het bedrijf te noemen, is het ook handig om in de inleidende tekst te verwijzen naar de geleverde producten en/of diensten. Probeer daarnaast de woorden ‘ik’ of ‘wij’ zoveel mogelijk te vermijden. Door deze woorden te vermijden laat je blijken dat het probleem niet bij jezelf ligt.
3. Straal geen negativiteit uit
Uiteraard geldt dit punt voor de gehele structuur van een aanmaning, maar zeker in het begin is het van belang om te openen met een positieve zin. Boosheid en negativiteit is uit den boze en verkleint het effect op een snellere betaling van het openstaande bedrag.
4. Kom met exacte data
Bij het sturen van een factuur wordt vaak een betalingstermijn genoemd voor het overmaken van het openstaande bedrag (vb: binnen 14 dagen). Zorg ervoor dat je dit niet doet bij het versturen van een aanmaning. Dit geldt ook voor woorden als ‘zo snel mogelijk’, ‘spoedig’ etc. Wat moet je dan wel doen? Kom met een concrete datum waardoor de klant precies weet waar hij/zij aan toe is.
5. Meerdere openstaande facturen? Neem ze mee
Heb je bij dezelfde klant nog meerdere facturen openstaan? Maak dan één aanmaning aan voor al deze facturen. Deze facturen som je op in het middenstuk van de aanmaning. Door de klant ook meteen te laten herinneren aan de overige openstaande facturen vergroot je de kans op een betaling die in één keer wordt gedaan.
6. Eindig met voordelen voor je klant
Net als in het begin van je aanmaningsbrief kun je ook het beste eindigen met een positieve noot. Probeer daarom de voordelen voor je klant naar voren te brengen. Heb je een product of dienst geleverd? Herinner ze er dan aan dat een snelle betaling voordelen heeft voor eventuele verdere bestellingen/diensten. Daarnaast kun je de brief eindigen door ze nogmaals veel plezier te wensen met hun nieuwe aankoop.
7. Gebruik Profifact voor je aanmaning
Door gebruik te maken van het aanmaningstraject in Profifact zorg je ervoor dat je perfect inzicht hebt in al je openstaande posten. Zo kun je precies zien hoeveel herinneringen je hebt verstuurd, wat voor bedrag er nog open staat en heb je de mogelijkheid om je eigen professionele aanmaningsjabloon te maken. Dit is allemaal perfect te personaliseren. Door middel van e-mailinstellingen heb je daarnaast de mogelijkheid om je klant persoonlijk aan te spreken.
Met Profifact heb je perfect inzicht in al je openstaande posten.
Check onze vorige blogs voor meer algemene informatie over het sneller betaald krijgen van je facturen of over ons nieuwe aanmaningstraject.
Heb je na het doorvoeren van al onze tips nog steeds geen betaling ontvangen van je klant? Dan is het raadzaam om direct contact op te nemen met een incassobureau.
Heel veel succes met het schrijven van je aanmaningen!
Deel dit artikel met je vrienden:
