Veel ondernemers hebben er last van. Facturen die door hun klanten niet tijdig betaald worden. De logische vraag die hierop volgt, luidt dan ook; Hoe krijg ik mijn facturen betaald? Voor een groot gedeelte ligt het antwoord op deze vraag echter in handen van de ondernemer zelf. Dit komt, omdat ze te weinig aan goed debiteurenbeheer doen. Enerzijds door gebrek aan tijd/zin, anderzijds door gebrek aan kennis.
Hieronder bespreken we enkele tips waarin wordt uitgelegd op welke manieren jij als ondernemer zelf in staat kan zijn om verkoopfacturen tijdig betaald te krijgen.
Maak gebruik van een eigen factuursjabloon
Uitstraling is waar het om gaat. Door een factuursjabloon te maken waarin je je eigen huisstijl duidelijk naar voren laat komen, zorg je meteen al voor een professionele uitstraling richting je klanten. Gebruik daarom geen standaard lay-out, maar steek er tijd in om zelf één te maken. Profifact kan je daarbij helpen en maakt het mogelijk om eenvoudig je eigen factuursjabloon te ontwikkelen. Bekijk onze voorbeeldfactuur en/of probeer het zelf.
Maak een professioneel factuur volgens afspraak
Alle verkoopfacturen van een ondernemer moeten voldoen aan de eisen van de Belastingdienst. Het is echter ook handig om van te voren van je klant te weten of zij eventuele eisen stellen aan de factuur. Willen ze dat de factuur gericht is aan een bepaald contactpersoon? Moet er een inkoopnummer aan worden gekoppeld? Of niet onbelangrijk, misschien moet de factuur wel naar een correspondentieadres worden gestuurd. Door van te voren overleg te hebben, voorkom je dat facturen niet aankomen en/of vertragingen in het betaalproces oplopen.
Naast bovenstaande tips kun je zelf ook kleine wijzigingen doorvoeren aan je factuur wat het betalingsproces kan versnellen. Denk hierbij aan:
- Het totaalbedrag moet opvallen en makkelijk te onderscheiden zijn van de overige factuurregels.
- Op veel facturen staat ‘Graag deze factuur binnen ….(zoveel) dagen te voldoen’. Je zou veel beter de exacte datum er neer kunnen zetten wanneer het totaalbedrag uiterlijk moet zijn overgemaakt.
- Lever een extra bijlage met daarin meer informatie over de factuurregels en dus de gedane werkzaamheden. Dit voorkomt vragen en dus vertraging in het betalingsproces.
Neem op tijd actie
Het hanteren van een goed debiteurenbeheer kan cruciaal zijn in het betaald krijgen van je facturen. Neem daarom tijdig actie door, zodra de betalingstermijn is afgelopen, direct contact op te nemen met de klant. Doe dit door een herinnering te sturen en de klant te bellen. Het bellen van de klant heeft verreweg het meeste effect, maar wordt door veel mensen als vervelend ervaren. Echter hoeven deze gesprekken helemaal niet vervelend te zijn, want er is sprake van een zakelijke relatie. Een onderdeel van een goede zakelijke relatie is natuurlijk een betalende klant. Betaalt een klant wel snel en keurig binnen de termijn? Stuur hem/haar dan een leuk bedankje. Dit wordt vaak als zeer positief ervaren en zal jullie relatie alleen maar versterken.
Gebruik Profifact
Tot slot willen wij Profifact meegeven als tip. Dit online factureringsprogramma maakt het mogelijk om vanuit eigen gemaakte sjablonen zeer eenvoudig en vakkundig offertes en facturen te versturen. Daarnaast biedt het dashboard perfect inzicht in je financiële posten en dus je openstaande posten. Zo kun je met één klik op de muis een geaccepteerde offerte omzetten in een factuur of herinnering en kan je een aanmaning versturen bij het verstrijken van een betalingstermijn. Alle in Profifact gemaakte facturen voldoen aan de eisen van de Belastingdienst en worden constant veilig opgeslagen voor een periode van minimaal 7 jaar. Zo raakt u uw administratie nooit kwijt.
Probeer Profifact gratis!
Tot slot. Verstuur je facturen altijd snel na geleverde diensten/producten en wacht er niet weken mee. Dit toont laksheid van de ondernemer aan en zal het betalingsproces van de klant zeker niet versnellen. Veel succes toegewenst! Mocht je naar aanleiding van deze blog nog vragen hebben? Neem dan gerust contact met ons op. Dit kan via telefoon (088-2272727) of per e-mail (info@profifact.nl).
Gebruik Profifact voor een goed debiteurenbeheer
Deel dit artikel met je vrienden:
