Als ondernemer heb je vast wel eens te maken gehad met het maken van een creditfactuur, ook wel creditnota genoemd. Voor startende ondernemers kan deze term echter onbekend klinken. Een creditfactuur is een factuur waarin een eerdere, definitieve factuur wordt teruggeboekt. Het kan ook zijn dat er slechts een aantal factuurregels teruggeboekt dienen te worden. Hierdoor is er altijd sprake van een negatief bedrag op deze nieuwe factuur. Profifact gaat je in deze blog laten zien wanneer en hoe je een creditfactuur maakt.
Wanneer maak je een creditfactuur?
In de inleiding van deze blog is al kort uitgelegd wat een creditfactuur is, maar bij deze onze definitie: “Het volledig, of deels terugboeken van een definitieve factuur met als gevolg een negatief bedrag op een nieuwe factuur”. Het crediteren van een factuur kan voorkomen wanneer je als ondernemer per ongeluk een foutieve factuur hebt verstuurd naar een klant. Denk hierbij aan aantallen die niet kloppen, of je hebt een verkeerd product of dienst gefactureerd. Erg vervelend, maar dit kan gebeuren. Omdat je te allen tijde op je hoede moet zijn voor een controle van de Belastingdienst en je daarnaast altijd moet voldoen aan de wettelijke factuureisen van diezelfde Belastingdienst, is het van groot belang dat je deze foutieve factuur gaat crediteren en niet een nieuwe factuur uitschrijft. Kies je ervoor om een nieuwe factuur uit te schrijven, dan zal deze hetzelfde factuurnummer krijgen als de foutieve factuur waardoor je twee openstaande facturen met hetzelfde nummer hebt. Iets wat de Belastingdienst niet gaat accepteren.
In onderstaand overzicht komen wij met voorbeelden waarin een creditfactuur moet worden gemaakt:
- Je hebt een fout gemaakt op de definitieve factuur. Dit is ten nadele van de klant en hier wordt je op geattendeerd of hier ben jezelf al achter gekomen.
- Je hebt producten moeten terugnemen die bijvoorbeeld verkeerd geleverd zijn
- Er is sprake van een prijsvermindering
- De klant heeft je snel betaald waardoor je hem misschien korting wilt geven
Uiteraard zijn er nog meer voorbeelden op te noemen, maar bovenstaande zijn de meest voorkomende. Let op! Een creditfactuur schrijf je dus niet uit wanneer een klant zijn/haar factuur nog niet heeft betaald. Hiervoor stuur je een herinnering, aanmaning en/of ingebrekestelling.
Zo maak je handmatig een creditfactuur
Stel je hebt een factuur met nummer 20150112 en je wilt deze voor een deel crediteren. Per ongeluk heb je 200 stuks van een bepaald product gefactureerd. Dit terwijl je 150 hebt geleverd. Je gaat als volgt te werk.
- Maak een nieuwe factuur met een nieuw factuurnummer en als titel ‘Credifactuur’.
- Zet bij het aantal -50 neer en vul het desbetreffende product in. Bereken de prijs en de BTW voor 50 producten en zet ook hier een minteken voor. Let op: BTW dient ook gecrediteerd te worden.
- Plaats nog een extra opmerking of referentie waarin je de situatie kort uitlegt en refereert aan het factuurnummer (20150112).
- Verstuur de factuur naar de klant en hij/zij kan dit verrekenen met de betaling van de eerdere factuur.
Met een paar klikken een creditfactuur in Profifact
In ons eenvoudige online factureringsprogramma wordt het nog makkelijker om een creditfactuur te maken. Profifact maakt het mogelijk om een definitieve factuur direct om te zetten in een creditfactuur. Het enige wat je hiervoor hoeft te doen is de factuur openen en vervolgens op ‘Creditfactuur maken’ klikken. Hier worden alle regels van de oude factuur overgenomen en er wordt direct een nieuwe factuurnummer aangemaakt.
In bovenstaande afbeelding is factuur 20151026 geopend en hier is een creditfactuur van gemaakt. Dit is in één oogopslag te zien. Er wordt namelijk verwezen naar de creditfactuur met nummer 20151027. Deze creditfactuur laat een teruggave van € 100,- zien.
Het handige aan Profifact is dat alle facturen die je hierin maakt automatisch voldoen aan de eisen van de Belastingdienst. Daarnaast heb je een perfect inzicht in al je openstaande posten en wij bewaren en back-uppen alle gegevens veilig online voor minimaal zeven jaar. Hiermee voldoe je ook aan de bewaarplicht die je als ondernemer hebt. Probeer daarom Profifact 30 dagen lang gratis en vrijblijvend. Heb je naar aanleiding van deze blog nog vragen of opmerkingen? Neem dan contact op met support@profifact.nl of bel naar 088-2272727.
Deel dit artikel met je vrienden:
